Nos conseils pour organiser une réunion familiale

La période estivale est souvent l’occasion de se retrouver en famille et de prévoir de plus grands rassemblement familiaux à venir. Avant de préparer une rencontre familiale ou cousinade, événement qui peut rassembler plus d’une centaine de personnes, il est important de prévoir certaines étapes et de laisser s’exprimer votre créativité afin que celui-ci reste dans les mémoires pour des années encore.

Quelle sont donc ces étapes à préparer méticuleusement ? Voici nos conseils :

Qui inviter ?
L’un des éléments clés d’une telle préparation est ce que vous entendez par « réunion familiale ».
Voulez-vous seulement inviter la famille proche avec oncles, tantes, cousins et grands-parents ou tous les descendants de l’arrière-arrière-grand-père André ?

Il faut que vous soyez conscient que chaque branche supplémentaire de l’arbre ancestral va ajouter son lot de participants à la réunion.

Constituez une la liste d’invités
Commencez votre liste par la famille proche, continuez et faites vous aider par au moins une personne pour chaque nouvelle branche de la famille afin de récupérer toutes les coordonnées nécessaires. Assurez-vous d’avoir les adresses email afin de gagner du temps (et de l’argent !), cela peut aussi vous être utile pour les informations de dernière minute.

Faites appel à la famille
Si vous planifiez une large réunion de famille ou cousinade, envoyez un email ou une lettre afin de leur annoncer la préparation de l’évènement.  Incluez un petit sondage afin de connaître les intérêts et préférences de chacun et pour éventuellement demander un coup de main à la planification. Faire participer des membres de la famille va certainement générer beaucoup d’intérêt.
Demandez quelles dates seraient les plus propices, quel type de réunion serait le plus souhaitable et quels lieux leur paraissent les plus adéquats.  Évitez de parler du coût éventuel trop tôt, cela peut générer trop de réponses négatives. Essayez de mettre tout le monde au courant de chaque évolution du projet.

Créez un comité
A moins que vous n’ayez prévu qu’une petite réunion d’une douzaine de cousins à la maison de la tante Jacqueline ou que vous soyez diplômé(e) en évènementiel, mettre en place un petit comité faisant des réunions régulières est une étape cruciale. Vous pouvez prendre le rôle de coordinateur en chef et déléguer ainsi certains points à certaines personnes : location du lieu, activités, communication, budget etc. 
En plus d’alléger une organisation qui peut parfois s’apparenter aux douze travaux d’Hercule, la délégation des tâches vous assure l’implication de ces même participants qui vont à leur tour insuffler un plus grand intérêt à d’autres branches de la famille.

Fixez une date
Une réunion familiale n’en est pas une si la moitié des participants ne viennent pas ! Vérifiez donc avec les participants quelle est la date la plus adéquate. Les week-end à rallonge ou vacances scolaires sont souvent les périodes qui rassembleront le plus de monde.
Ce type de réunion peut aller du repas convivial d’une soirée au gros événement étalé sur 3 jours, vous devez donc déterminer sa duré. Pour cela, il existe une règle simple : plus la distance parcourue par certains participants est grande, plus la réunion devrait être longue.  Vous n’allez probablement pas trouver une date satisfaisant tout le monde, choisissez donc la date qui obtient la majorité de votes.  Vous pouvez annoncer cette date en créant un évènement sur le site familial.

Localisez
Étudiez les trajets de chacun et choisissez un coin accessible à la majorité des participants, accessible en terme de distance mais aussi en terme de budget !  Prenez en compte les alentours de la zone en question : attrait touristique, moyens de transport etc.

Développez un budget
Votre budget va déterminer l’échelle de l’évènement et inclure nourriture, logement, activités, décorations et animation de la réunion de famille. Évitez de faire grimper les coûts car cela pourrait exclure certaines personnes. Vous pouvez choisir de laisser les familles payer leur propre logement, amener leur propre nourriture et service de table etc.; mais à moins d’avoir gagné au loto, vous devrez préparer une cotisation par famille pour palier aux dépenses.

Réservez le lieu
Une fois que vous avez fixé la région et la date, il est temps de choisir un site pour cette réunion. « Le retour au pays » est un thème apprécié pour les réunions familiales, vous pouvez donc penser à la vieille propriété familiale ou un autre site historique connecté au passé de votre famille.  Selon la taille de la réunion, des membres de la famille vont peut être se proposer pour accueillir la réunion. Pour de plus grands évènements, parcs, hôtels, restaurants et salles communales sont de bons points de départ.  Si vous prévoyez une réunion s’étalant sur plusieurs jours, pensez à consulter les auberges et autres gîtes où les participants peuvent allier rencontre familiale et vacances en famille, surtout si ces dernier viennent de loin !

Identifiez-vous
Ces réunions familiale sont souvent l’occasion de premières rencontres entre les membres d’une même famille. Pour les plus grandes réunions, des badges comportant les noms et prénoms sont indispensables.  Cela peut permettre aux participants de ne pas à avoir à se faire du souci si ils ne reconnaissent pas une personne ou ne se rappellent pas le nom d’une autre.
Pensez aussi à employer des photo d’enfance, le nom de l’ancêtre duquel le participant descend et pensez à colorer les badges en fonction des branches de la famille.  Une autre possibilité est de lister les relations de parenté, par exemple : « Bonjour, je suis le fils de Victor, Christophe » ou « Petit fils de Marie-Anne, fils de Jean-Paul, Nicolas ».

Affichez votre arbre généalogique
Tout le monde est fasciné par les arbres généalogiques, et tout particulièrement lors des réunions familiales ! Essayez de le reproduire au plus grand format possible et incluez-y des images ainsi que des noms et autres informations dignes d’intérêt.
Une réunion familiale est aussi le meilleur moment pour résoudre les mystères reliés à certaines photos, documents et matériel que vous ne pouvez identifier.  Demandez aux participants d’amener toutes les photos sur lesquelles ils ne peuvent mettre un nom de personne ou de lieu. Indiquez qui à amené chaque photo et demandez à chacun d’y jeter un coup d’œil pour voir si une personne peut être identifiée sur l’image. C’est l’occasion pour les participants les plus âgés de partager leurs connaissances car ils connaissent peut être les personnes, lieux et raison des photos.

Nommez un historien familial
Afin de saisir les informations sur la famille et pour produire un document intéressant pour les générations futures, nommez un « historien familial » , une personne pouvant documenter les réactions et histoires de chacun en photographiant et en enregistrant (vidéo ou audio) lors de cette réunion. Ces informations peuvent ensuite être transmises à d’autres membres de la famille.

Si vous avez vous aussi des conseils à jouter à cette liste suite à une réunion familiale, n’hésitez pas, les commentaires sont là pour ça !