Numériser les documents est une chose, mais conserver les originaux en est une autre.
En effet, pour moi, rien n’est plus précieux en matière de documents d’archives que l’original. C’est pourquoi les conseils de l’article ci-haut sont d’une grande pertinence.
Toutefois la numérisation bien faite autant au point de vue technique que du catalogage peut, relativement, assurer une conservation sécuritaire des documents. Les disques durs d’entreposage et les clefs USB peuvent être des éléments intéressants qu’il est possible de placer dans des coffrets de sécurité d’institutions financières ou coffres personnels. Toutefois PRUDENCE, ces supports sont souvent sujet à changements technologiques et peuvent à la longue devenir inutilisables. Il est donc important de conserver les documents originaux en gardant à l’esprit qu’advenant une catastrophe il sera probablement possible d’avoir recours aux documents numérisés.
5 conseils pour préserver et conserver vos documents
Il est facile de perdre de précieux documents éparpillés à l’intérieur d’une maison. Les albums photo sont ensevelis de poussière, les certificats de naissance et autres documents sont accumulés dans des boîtes. Tout risque d’être perdu, si l’on ne prend pas soin de les stocker et de les conserver correctement.
Nous avons déjà écrit sur l’importance de l’organisation dans la recherche de l’histoire généalogique et de la numérisation de documents en ligne, mais il est également important de faire en sorte que ces documents soient encore intacts en tant que ressources primaires. Ils représentent des objets précieux au sein de la famille qui doivent être transmis à travers les générations, et non pas détruites.
Voici cinq conseils simples pour vous aider à préserver et à stocker ces vieux documents et vous assurer que votre héritage familial perdure :
Utilisez un coffre-fort bon marché (en fonction du nombre de documents à protéger)
Les coffres-forts de format A4 représentent une excellente protection. Beaucoup de coffres-forts ont une résistance au feu d’environ 30 minutes ou plus et empêchent à la fois l’humidité et les dommages de la lumière du soleil. La rentabilité dépend du nombre de documents ou de photos qui doivent être stockés.
Le papier sans acide
N’utilisez jamais le papier d’une imprimante normale pour stocker des photos car la décoloration peut se produire. Favorisez l’achat de papier sans acide (parfois appelé papier d’archives). Regroupez plusieurs documents sur la même feuille de papier pour diminuer les frais.
Créez un environnement de stockage sûr
Achetez une boîte de rangement en plastique avec un couvercle (quelle que soit la taille nécessaire) et veillez à ce que le couvercle soit bien hermétique. Utilisez un couvercle cartonné sans acide pour fermer la boîte (achetez du ruban sans acide). Cela vous permettra d’avoir un environnement propre qui peut parer à toutes les conditions. Changez et vérifiez les boîtes tous les six mois ou tous les ans, en fonction de l’humidité locale. Croyez-moi, cela revient beaucoup moins cher que d’acheter des boîtes sans acide !
Les classeurs sont pratiques, mais …
Il est important d’y stocker les documents correctement. Assurez-vous que le couvercle soit rigide et en plastique, avec des anneaux robustes. Utilisez toujours des protèges-feuilles de polypropylène sans acide pré-percés pour les documents, et ne perforez jamais les documents vous-mêmes.
Stockez vos documents dans un environnement contrôlé
Assurez-vous que que l’endroit est:
– sombre
– non sensible à la température et à l’humidité
– accessible en cas d’urgence de la maison
Ne stockez jamais vos documents dans le sous-sol, au grenier ou dans un garage non isolé (pour éviter les dégâts des eaux et les fluctuations de température). Et souvenez-vous : un petit investissement dans le stockage des documents précieux de famille aidera à maintenir les souvenirs pour les générations futures.
Avez-vous des conseils pour stocker et conserver vos documents ? N’hésitez pas à les partager avec nous dans les commentaires ci-dessous.
Claessens A.
21 septembre 2015
Si ces 5 conseils sont éminemment important, il ne faut tout de même pas oublier de scanner chaque document dès réception pour les retrouver à tout moment.
J’aimerais d’ailleurs que My Heritage diffuse de plus amples renseignements concernant le stockage par les membres de leurs photos et les transferts vers l’arbre. Merci d’être précis surtout pour les débutants.